Rejestry i ewidencje

Rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Sławnie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1109 ze zm.)

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów, inicjałami pracownika prowadzącego daną sprawę i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism.

Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.

Po zakończeniu roku, spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym.

Znak sprawy zawiera:

• symbol literowy komórki organizacyjnej,
• symbol literowy pracownika, prowadzącego sprawę,
• symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
• dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

W PINB W SŁAWNIE PROWADZONE SĄ RÓWNIEŻ:

• rejestr decyzji, postanowień i zgłoszeń wydanych przez organ administracji
  architektoniczno-budowlanej,
• rejestr rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,
• rejestr skarg i wniosków,
• rejestr aktów wewnętrznych Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Łobzie,
• rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

Akta spraw ostatecznie zakończonych przekazuje się poprzez kancelarie do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo są one potrzebne.